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solopreneur, mindestlohn und dokumentation

Posted in arbeitsrecht

muss ich als solopreneur arbeitszeiten dokumentieren?

In meinem letzten Beitrag drehte sich alles um den Mindestlohn für Praktikanten bzw. die Frage, ob Praktikanten der gesetzliche Mindestlohn zu zahlen ist. In engem Zusammenhang zum Mindestlohn steht die Frage, ob und wenn ja in welchem Umfang Arbeitszeiten dokumentiert werden müssen. Seit dem Inkrafttreten des sogenannten Mindestlohngesetzes ist nicht nur der Mindestlohn selbst, sondern auch eine mögliche Dokumentationspflicht in aller Munde. Hier will ich heute Licht ins Dunkel bringen, das gar nicht so dunkel ist. Und vor allem auch die Angst davor nehmen, dass es für Dich als Solopreneur, der in der Regel ja keine 100-köpfige Mitarbeiterschaft hat, ein überschau- und händelbarer Aufwand ist. Aber der Reihe nach.

 

Gibt es überhaupt eine Dokumentationspflicht?

Eine gesetzliche Pflicht zur Dokumentation von Arbeitszeiten ergibt sich aus dem Mindestlohngesetz, welches es wie folgt formuliert:

“Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzar-beitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt, ist ver-pflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Ar- beitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzu- zeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeb-

Nur am Rande: außerhalb des Mindestlohngesetz gibt es auf Basis des Arbeitszeitgesetzes schon seit jeher eine Pflicht zur Erfassung von Arbeitszeiten. Nämlich insbesondere dann, wenn die täglich vorgesehen Arbeitszeit von acht Stunden überschritten wird.

 

Wer muss dokumentieren?

Dokumentieren muss der Arbeitgeber.

 

Muss die Arbeitszeit für jede Art des Beschäftigten dokumentiert werden?

Nein, die Dokumentationspflicht gilt nur für geringfügig Beschäftigte. Für geringfügig Beschäftigte in privaten Haushalten gilt die Dokumentationspflicht allerdings nicht. Darüber hinaus gilt die Dokumentationspflicht in bestimmten Branchen, in welchen eine besondere Mißbrauchsgefahr besteht wie z.B. Transport- und Logistikbreich, Gastronomie- und Hotelbetriebe, Gebäudereinigung. Die Branchen ergeben sich aus dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz

 

Was muss dokumentiert werden?

Es müssen

  • Beginn
  • Ende und
  • Dauer

der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden. D.h., dass Du jeweils die Uhrzeit des Arbeitsbeginns sowie die Uhrzeit des Arbeitsendes zu dokumentieren hat. Von der sich ergebenden Stundenzahl sind dann mögliche Pausen abzuziehen, so dass sich dann die zu dokumentierende Dauer ergibt.

Beispiel: Solopreneur Michi Müller beschäftigt einen entgeltpflichtigen Praktikanten (dazu mein letzter Beitrag). Dieser arbeitet heute von 9h bis 15:15h. Von 11:30h bis 12h hat er Pause gemacht. Dann hat Michi Müller folgende Daten zu dokumentieren:

Datum: 15.09.15

Beginn: 9h

Ende: 15:15h

Dauer: 5:45 Stunden

Die Pausen müssen übrigens nicht dokumentiert werden.

 

Wann muss ich dokumentieren?

Aus einem gewissen Eigeninteresse heraus empfiehlt es sich natürlich die Arbeitszeiten noch am gleichen Arbeitstag zu erfassen. Notwendig ist dies aber nicht. Das Gesetz sieht hier vor, dass die Dokumentation “bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen”  ist. Du hast also theoretisch eine Woche Zeit, die Arbeitszeiten zu dokumentieren.

 

Welche Form muss die Dokumentation haben?

Hier wurde in der Presse seinerzeit vieles sehr heiß gekocht. Die Dokumentationspflichten seien kaum zu erfüllen usw. usw. Für Dich als Solopreneur, der in der Regel nur vereinzelt Mitarbeiter beschäftigt, hält sich der Aufwand aber in Grenzen. Denn letztlich ist die Dokumentation formfrei. Du kannst in welcher Form auch immer dokumentieren, sofern Du sich nur die erforderlichen Angaben ersehen lassen. Nichts desto trotz ist es natürlich sinnvoll und im Fall einer behördlichen Überprüfung hilfreich, wenn das Ganze einer gewissen Übersichtlichkeit folgt.

Unterschriften des Arbeitnehmers oder Arbeitgebers sind nicht erforderlich. Inwieweit diese sinnvoll sind, um die Höhe des Arbeitsentgeltes gegenüber dem Arbeitnehmer nachweisen zu können, ist eine andere Frage (natürlich ist es sinnvoll, sich die erfassten Zeiten bestätigen zu lassen, um nachher keinen Streit mit dem Arbeitnehmer zu haben).

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales stellt kostenfrei  eine Vorlage zur Zeiterfassung  und auch eine App, die sehr einfach gehalten ist (dazu in einem meiner nächsten Beiträge), zur Verfügung. Beide findest Du auf www.der-mindestlohn-wirkt.de

Muss ich die Dokumentation aufbewahren?

Ja, das musst Du. Und zwar zwei Jahre ab dem Beginn der Aufzeichnungen.

 

All das findet sich in § 17 des Gesetzes zur Stärkung der Tarifautonomie – so heißt das Gesetz in vollem Glanze.

” Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren….”

 

Allgemeine Informationen zum Mindestlohn findest Du unter anderem auf den Seiten des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Dort findest Du auch eine Vorlage zur Zeiterfassung und die erwähnte App zum Download.

http://www.bmas.de/DE/Schwerpunkte/Mindestlohn/inhalt.html

http://www.der-mindestlohn-wirkt.de/ml/DE/Startseite/start.html

Auch die örtliche IHK hält in der Regel im Netz Informationen parat.

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