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solopreneur und arbeitszeiten “einfach erfasst”

Posted in allgemeines, and arbeitsrecht

ein selbstversuch – arbeitszeitdokumentation mit der app “einfach erfasst”

Als ich die letzten Artikel rund um Mindestlohn für Praktikanten und Dokumentationspflichten schrieb, stolperte ich über die vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales kostenfrei angebotene App „einfach erfasst“. Diese ist sowohl im Apple App Store als auch Google Play Store erhältlich. Mit der App soll es dem Arbeitnehmer möglich sein, die Arbeitszeit einfach zu erfassen und an den Arbeitgeber zu übermitteln. Das wollte ich genauer wissen. Ist die App wirklich so einfach wie sie es in ihrem Namen vorgibt? Und hilft sie mir als Arbeitgeber tatsächlich bei der Dokumentation?

Also nix wie in den AppStore, die App heruntergeladen und den Versuch gestartet.

Wenn man die App startet wird man zunächst zur Eingabe seines Namens und einer Mail-Adresse, an welche die erfassten Zeiten gesendet werden sollen, aufgefordert. Zudem soll man die Nutzungsbedingungen akzeptieren. Die Eingabe von Namen und Mailadresse kann man zunächst überspringen, die Akzeptanz der Nutzungsbedingungen nicht.

Hat man die Nutzungsbedingungen akzeptiert, findet man sich direkt im eigentlichen Erfassungsdialog, der sehr einfach und klar gehalten ist.

Durch Drücken der gelben Startbuttons beginnt die Zeiterfassung und es erscheint ein roter Stop-Button sowie ein blauer Pause-Button. Schon fast selbsterklärend was jeweils passiert.

Drücke ich den Stop-Button endet die Zeiterfassung. Die erfasste Zeit kann ich nun nur durch betätigen des Speichern-Buttons speichern. Löschen oder verändern kann ich sie an dieser Stelle nicht.

Speichere ich die Zeit erscheint wieder der anfangs gesehene Fenster und ich kann eine neue Zeiterfassung starten.

Drücke ich nach dem Start der Erfassung den Pause-Button pausiert die Erfassung. Ich kann dann entweder die Pause beenden – durch rücken des Pause-Ende-Buttons. Die Zeit beginnt dann wieder zu laufen oder ich kann die aktuelle Zeiterfassung mit dem Stop-Button beenden und dann wieder speichern.

Soweit so einfach und gut.

Die erfassten Zeiten finde ich dann ganz einfach unter dem im unteren Bereich links angesiedelten Menüpunkt/ Button „Zeiten“. Drücke ich diesen erscheinen nach Monat gegliedert die erfassten Zeiten.

Klicke ich den rechts neben einer erfassten Zeit befindlichen blauen Pfeil an, sehe ich die Details des Eintrags und kann diesen bearbeiten. Und zwar indem ich ganz einfach wieder den blauen Pfeil hinter der Angabe, die ich ändern möchte, drücke. Ich kann dann Datum und/ oder Uhrzeit ändern und speichern.

Wenn ich mich in der Überischt aller erfassten Eziten befinde, findet sich oben rechts im Bildschirm der Punkt „auswählen“. Wähle ich diesen, kann ich einzelne Monate oder auch einzelne Tage auswählen, unm diese dann entweder zu löschen (unten links im Bildschirm), zu versenden (unten rechts im Bildschirm) oder die Auswahl durch „Abbrechen“ (oben rechts im Bildschrim) eben abzubrechen.

Habe ich beim erstmaligen Start der App keine Daten hinterlegt, erscheint nun der Dialog zur Eingabe von Name und E-Mail-Adresse des Arbeitsgebers – hier kann ich natürlich auch jede andere Mailadresse eingeben und speichern. Ohne Speichern kann ich den Vorgang nicht fortführen.

Nach dem Speichern öffnet sich automatisch die E-Mail, welche als Betreff Zeiterfassung von ” …“ enthält – hier wird automatisch der in der App hinterlegte Name angezeigt. Im E-Mail Text sind die ausgewählten Daten enthalten. Diese sind wie folgt dargestellt:

Datum:

Arbeitsbeginn:

Arbeitsende:

Arbeitsdauer:

Gesamtarbeitsdauer:

Die Pausendauer wird nicht gesondert ausgewiesen.

Natürlich kann ich vor Versenden der E-Mail nun noch händisch den Empfänger ändern, einen hinzufügen oder weiteren Text in die Mail schreiben. Habe ich das getan oder auch nicht, versende ich die Mail einfach. Die dann zack bei mir als  Arbeitgeber im Posteingang landet. Das setzt natürlich voraus, dass ich als derjenige, der seine Zeiten erfasst, auf meinem Gerät ein Mailprogramm eingerichtet habe.

Es gibt noch einen Button/Menüpunkt „Einstellungen“ in der App. Dort kann ich den Namen und die hinterlegte Mailadresse ändern, die Nutzerdaten, d.h. Name, Mailadresse und erfasste Zeiten löschen, die Nutzungsvereinbarung, Impressum und Hilfe finden.

Mehr gibt es nicht und mehr braucht es meines Erachtens nicht.

 

Mein Fazit: insgesamt ein klares „Daumen hoch“

Im Detail sieht mein Fazit so aus:

Für Arbeitnehmer ist die App ein tolles und sehr einfaches Tool um ihre Zeiten zu erfassen und dem Arbeitgeber mitzuteilen. Kein überflüssiger Schnickschnack, aber alles notwendige (zumindest zur Erfüllung der gesetzlichen Dokumentationspflichten).

Für mich als Arbeitgeber gibt es einige Einschränkungen. Zunächst einmal die Hürde, dass meine Arbeitnehmer bereit sein muss, die App auf seinem Mobilgerät zu installieren oder ich ihm eines zur Verfügung stellen muss und er es dann natürlich auch immer während der Arbeit bei sich tragen muss, was ich als Arbeitgeber ja nicht unbedingt unterstützen möchte. Mit Blick auf die eigentliche Zeiterfassung wäre es schön, wenn auch die Pasuendauer in der Mail ausgewiesen würde. Zudem wäre es gut, wenn ich die erfassten Daten in einem wie auch immer gearteten Dateiformat, z.B. Excel bekäme statt einfach als reinen E-Mailtext. Und das absolute Highlight wäre, wenn ich als Arbeitgeber das Gegenstück erhielte und die vom Arbeitnehmer erfassten Daten direkt in meiner App erschienen und ich nur noch auf „Drucken“ und/ oder „Exportieren” gehen müsste. Aber nun…behalten wir die Zielsetzung der App im Auge. Sie wurde allein dafür konzipiert , die gesetzlichen Dokumentationspflichten einfach wahrnehmen zu können und nicht dazu, um detailliert einzelnen Tätigkeiten o.ä. der Arbeitnehmer zu erfassen. Ihrer Zielsetzung wird sie auf jeden Fall gerecht. Denn wir in meinem letzten Beitrag dargestellt, bedarf die Dokumentation keiner bestimmten Form, so dass es letztlich auch ausreicht, die über die App generierten E-Mails aufzubewahren.

Es bleibt festzuhalten: zur einfachen Erfassung ist die App auf jeden Fall geeignet und sehr einfach zu bedienen. Auf das Wesentliche reduziert. Und im Hinblick darauf, dass die Dokumentation keiner bestimmten Form unterliegt, ist sicher zunächst einmal auch der reine E-Mailtext zu verkraften. Dieser ist allemal besser ist als ein Stundenzettel, auf welchem dann die Handschrift nicht gelesen werden kann oder ähnliches. Zumal ein solcher in der Regel nachträglich ausgefüllt wird und Pausen eher geschätzt als real eingetragen werden.

Von mir erhält die App trotz der Kritikpunkte insgesamt ein klares „Daumen hoch“.

Sie erweist ihrem Namen alle Ehre.

Und für jeden Solopreneur, der auf ganz einfache Arbeit und Weise einfach nur mal ihre eigene Arbeitszeit – wirklich nur die Zeit ohne Projekt- oder Tätigkeitszuordnung und Schnickschnack – erfassen wollen, ist die App auch gut geeignet.

Hier nochmal der Link zur App: http://www.der-mindestlohn-wirkt.de/ml/DE/Service/App-Zeiterfassung/einfach-erfasst.html

Nachtrag (21.09.):  Heute morgen fand ich die Aufforderung, die erfassten Zeiten zu senden, in der App. Sie erinnert einen also auch daran, die Zeiterfassun rechtzeitig an den Arbeitgeber zu senden. Der Hinweis verschwindet auch erst, nachdem man die Zeiten versandt hat.

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